高校公用房管理信息系统研制与实践

一、概况及背景

      高校公用房在高校固定资产总量中占有相当大的比重,约占国有资产总量70%以上。随着高校事业的高速发展,各校的公用房存量规模不断扩大,如何优化公用房资源配置,提高公用房的使用效率,已成为省属各高校资产、后勤管理中的攻坚课题。 

      在“2014省属高校国有资产管理业务骨干培训班”上,与会各校提出了不少解决此类问题的新思路、方法和建议。省教育厅高度重视,会后委托共创软件就高校公用房管理信息化建设议题在省内开展调研。至2014年底,我们分别与南京邮电大学、南通大学、南京医科大学、江苏开放大学、江苏大学、常州大学、南京信息工程大学、南京工业职业技术学院、南京铁路职业技术学院、江苏警官学学等十余所高校资产后勤领导、专家进行了充分的沟通了解,就共同关心的问题如:公用房管理体制机制建设、信息系统建设,系统部署方式,系统功能模块,系统建设资金及系统启用时机等相关问题进行深入探讨。期间不断通过原型展示与上述各高校进行充分沟通,调整需求、优化功能。调研发现,目前市场上同类产品相对较少,由于设计理念的不同,产品定位不一,所以良莠不齐。有的是作为全校信息公开、信息推送、信息查询业务中的一个模块,基本上没有管理;还有的仅是停留在简单地实现了手工作业电子化,信息档案表格化的低层次上管理。对高校公用房管理管理的促进很少。

      至2015年7月第一个版本在南京邮电大学展开试点工作,2015年年底试点工作通过南京邮电大学验收。试点结束后进行了推广使用,目前已有三十多所高校选用本系统,进行公用房管理,效果显著,切实提升了学校公用房管理水平,优化了资源配置,促进了公用房使用绩效提高。

二、总体设计

2.1系统构架

      公用房管理信息系统是一个综合性的集成系统,包含了对公用房的档案管理、公用房业务流程的构建、相关图纸的的展示和管理等内容。在系统构架上需要考虑构建这些应用的相应组件,在技术线路上选择J2EE构架,具有良好的扩展性。

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      系统的构架分为四层,分别是基础层、数据层、支撑层、应用层。其中基础层是系统所需的基础软硬件,数据层是对数据进行描述,支撑层是系统所需的主要组件,应用层是对系统具体应用进行分解。在最上面是用户层,描述了使用该系统的用户角色。

      统一身份认证和空间数据规范是贯穿各层的基本规则,各层需要遵循这两个规则完成信息沟通,业务流转。

2.2软件框架

      J2EE是一套全然不同于传统应用开发的技术架构,包含许多组件,主要可简化且规范应用系统的开发与部署,进而提高可移植性、安全与再用价值。

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      在接口中选择Web Service,Web Service是一个平台独立的、低耦合的、自包含的、基于可编程的Web的应用程序,能使得运行在不同机器上的不同应用无须借助附加的、专门的第三方软件或硬件,就可相互交换数据或集成。依据Web Service规范实施的应用之间,无论它们所使用的语言、平台或内部协议是什么都可以相互交换数据。

2.3部署方案

      软件部署方案以校园网为主,兼顾校外互联网及教育网,数据集中于学校信息中心,在中心部署业务服务器、数据库服务器、GIS服务器组成应用服务。学校领导、管理职能部门、各归口部门、二级院系单位都通过浏览器,获得公用房系统的应用服务,并且通过服务可为其它校园网系统提供公用房业务服务,从而在校园网内构成一个完整的协作办公平台和数据中心。

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2.4功能规划

      系统功能分为四个层面:基础管理和系统维护是系统运行的维护性功能;档案管理、日常管理、缴费管理是系统的业务性功能;综合查询和统计分析是日常性的查询统计;定编设置和指标评价是通过对日常数据的挖掘分析形成指标评价。 

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三、创新与技术线路

      通过调研及对公用房管理现状的分析,制约公用房信息化管理的桎梏主要有:组织构架、考核指标、信息共享、使用便捷性等问题。在项目推进实施过程中,通过分析和实际运行,本项目通过分解业务流程,理清了公用房管理中各部门之间关系,构建了适合高校的管理信息系统,总结解决问题的思路和技术线路主要有以下几点:

3.1建立归口监管二级院系使用的管理组织架构

      在高校公用房管理中,由于各单位的历史和管理习惯,多形成条块分割管理分散,没有统一完整的管理制度作为支撑。通过对现有业务流程的梳理和重组,将管理进行抽象建模,按照“统一领导、分类管理、分级负责、责任到人”的管理模式建立覆盖全校的二级单位管理网络。

      通过建立归口监管二级院系使用的组织架构,在学校内建立了公用房的管理网络,建立了使用与监管。即实现了二级单位在实际管理中自主性和灵活性,又从制度上保证了用房的制度性和统一性。

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3.2利用工作流建立协同办公平台

      建立了良好的管理组织架构只是第一步,要让这个组织架构高效运作满足学校对公用房管理的需求,还需要建立一个协同办公平台。通过对公用房业务的分解,可以得出在公用房管理中组要有档案管理、使用管理、缴费管理等子系统。而这些管理都需要流程来承载,为此我们引入了工作流引擎。在管理中实现了流程化的办公协作平台。按管理职能部门、各归口、各二级单位、教职工个人、财务部门等划分角色,将公用房业务流程分解为具体任务环节,设置各环节的角色和业务内容,并配置流程流转条件,最后通过工作流引擎推动流程完成具体业务。

3.3借助量化指标盘活存量实现成本管控

      成本管控已经不是什么新概念,在高校中已得到广泛应用,但是在公用房管理方面目前还没有成熟的应用。究其原因是公用房的数据庞杂而巨大,收到影响的因素较多,提取指标不易。本项目中引入了数据仓库的设计思想和技术,通过对日常管理中生产数据的采集、清洗、分类、提炼最后形成各项指标。有了量化指标可对公用房的使用进行量化考核评估,配合分类管理、定编核算、动态调整、有偿使用等各方面的应用,盘活存量实现对成本的有效管控。

3.4与国资平台实现无缝对接

      公用房本身就是国有资产不可分割的重要组成部分,只是在通常的国有资产管理信息系统中对公用房只有账务数据,对具体内容没有深入细化管理。而公用房的管理中,只是对房屋的档案管理还不够,必须要将房屋和室内的资产结合起来进行管理,才能将公用房管活管好管到位。鉴于我省省属高校使用的是省属高校国有资产管理信息系统(简称国资平台),与国资平台的对接也就成为公用房信息化建设的必备之选。

3.5实现图、档、属一体化管理

      公用房的管理以前只进行档案的管理,现在随着国内GIS平台的崛起,GIS平台的价格也在下降,有条件的高校可以选择GIS平台对公用房进行图形化管理。系统中引入空间数据标准,可与多种GIS平台配合,实现图纸、档案、属性一体化的管理,做到所见即所得,即可以图管房,也可以房查图。

四、项目成效

      1、建立了一套切实可行的管理组织构架。通过调研和分析,借鉴国资管理中的组织架构,建立了归口和二级院系为主的管理组织构架,切实解决了公用房有人用没人管,上下信息不沟通,管理放任的问题。

      2、通过量化指标考核到达了成本管控。系统采用数据挖掘的思想,从繁杂的生产数据中提炼出各种指标数据,精准解读了目前学校公用房的使用情况,为管理指明了方向。建立有偿使用机制,盘活了存量,到达调配有据,调动有序。

      3、与国资平台实现了无缝对接。实现在国资平台中使用公用房的数据,同时也可以在公用房中使用国资平台数据。规范了国资平台中资产入库存放地不清晰的问题,也完善了公用房管理中不了解房间内资产配置的问题。在于同类产品的对比中,该产品不仅更适合江苏高校的管理实际,更从源头上解决高校人、房、物三位一体的问题。

      4、2016年4月由江苏省高等学校后勤协会房地产管理专业委员会组织专家对本系统进行了鉴定。专家认为,该项目的实施积极推动了高校公用房信息化建设,提升了公用房管理手段,完善了公用房管理体制和运行机制,促进了高校公用房管理服务的规范化、标准化、现代化,在本行业内达到国内领先水平。建议主管部门组织推广使用。

      5、在后期推广使用中,在南京大学、南京邮电大学、北京体育大学、上海大学、华东大学、南通大学、苏州科技大学、南京医科大学、徐州医科大学、江苏开放大学、南京艺术学院、南京警官学院、南京工业职业技术学院、南京铁道职业技术学院、徐州工业职业技术学院、扬州工业职业技术学院、淮阴工学院、淮阴师范学院、淮安信息职业技术学院、江苏医药卫生职业学院、江苏食品药品职业技术学院、盐城工学院、盐城师范学院、江苏建筑职业技术学院等院校中使用获得好评。